L' essentiel de FFRS360

FFRS360: Kesako

FFRS360 est le nom de l’ensemble des nouvelles applications mises en œuvre dans le projet de modernisation du système d’information de la Fédération Française de la Retraite Sportive (FFRS). Il s’agit d’un outil informatique développé par la FFRS qui permet de gérer les licences, les comités, les clubs, les formations, les activités et les séjours.

FFRS360 dispose de 3 espaces:

un espace de gestion destiné aux instances départementales et régionales (CODERS et CORERS)
un espace structure pour les dirigeants des clubs
un espace réservé aux adhérents

Historique

A l'ouverture de FFRS360 au 1er semestre 2023, 2 espaces distincts ont été déployés:

un espace de gestion pour les dirigeants des CORERS, CODERS, et clubs
un espace réservé aux adhérents

Au 26 février 2024, l'espace de gestion a été scindé en 2 espaces. L' usage de l'espace de gestion a été restreint aux dirigeants des CORERS et CODERS, tandis qu'un espace structure a été mis en place pour les dirigeants des clubs.

Cet espace structure a été mis en place pour réduire les couts du système. L'espace structure est en fait un espace de gestion réduit à un certain nombre de fonctions.

L' espace de gestion.

Les fonctions de l'espace de gestion

L'espace de gestion donne aux dirigeants CODERS et CORERS, la visibilité sur les données des clubs de leur département et de leur région.

L'espace de gestion autorise la création de tableaux de bord construits à partir de rapports. C'est une des grandes différences avec l'espace structure pour lequel la fonctionnalité "Tableaux de bord" n'est pas disponible.

Un certain nombre de rapports génériques sont disponibles dans l'espace de gestion. Ils sont stockés dans le dossier 00_Rapports espace de gestion.

Les limitations de l'espace de gestion

Lorsqu'une personne a accès à l'espace de gestion, elle ne peut plus accéder à l'espace adhérent, et elle ne peut plus accéder à l'espace structure. La conséquence est qu'une personne ayant créé un rapport dans l'espace de gestion, est incapable de tester le comportement du rapport dans l'espace structure. Un contournement est d'utiliser les identifiants d'une autre personne, ce qui est totalement en opposition à un fondamental de la sécurité, à savoir ne jamais confier un mot de passe à une autre personne.

Les fonctions de l'espace structure

L'espace structure permet aux dirigeants d'un club de:

décrire les activités pratiquées dans l'association (créneaux horaires, tarifs, lieux)
indiquer les tarifs de l'adhésion,
donner les coordonnées bancaires de l'association,
lister les dirigeants et leurs rôles,
suivre les commandes des adhésions et activités,
enregistrer les nouvelles inscriptions ou réinscriptions d'adhérents,
produire et exporter des rapports et statistiques sur les activités, les adhésions, et autres données,
gérer les séjours et formations des animateurs (initialement prévu en février 2024 puis décalé en avril 2024, puis décalé à une date inconnue),

Les droits d'accès

Les principales caractéristiques et limitations de cet espace structure :

Un dirigeant de club n'a visibilité que sur les données de son club.
Un référent inscription n'a pas visibilité sur les flux financiers.
Le tableau de bord de l’espace structure n'est pas personnalisable, i.e. il est créé et modifié par l’équipe projet FFRS360.

Les rapports disponibles dans l'espace structure.

Une vingtaine de rapports "standard" sont disponibles sur étagère. Ils ont été créés pour une utilisation dans l'espace structure pour mettre à disposition des données liées à un club, celui de la personne connectée. Les rapports héritent des droits d'accès de la personne connectée.

Coté ARSF, les 3 rapports les plus utiles sont:

l'annuaire qui liste les adhérents du club,
la liste des commandes,
et les flux financiers.

Les dysfonctionnements

Malheureusement, de nombreuses limitations perdurent dans cet espace. En voici quelques-unes :

de nombreux rapports créés dans l'espace de gestion avant février 2024 ne fonctionnent plus lorsqu'ils sont exécutés depuis l'espace structure. Les corrections sont en attente ... depuis des mois.
il faut garder en tête qu'il subsiste des problèmes de droits d'accès aux données et que les rapports ne peuvent pas afficher les données auxquelles ils n'ont pas accès.
parfois, la modification du plan qui spécifie les champs à afficher dans le rapport, influe sur le nombre et la liste des données affichées. C'est incompréhensible. C'est notamment le cas avec le rapport "Annuaire". Ajouter un champ dans le plan provoque l'affichage d'un paquet de doublons.
il n'y a pas de gestion des droits d'accès sur les dossiers de stockage des rapports. Le résultat que dans les dossiers de chaque club, on peut retrouver des rapports qui ont été créés par des licenciés issus d’autres clubs.
il est impossible de passer une commande pour une personne n'ayant pas adhéré à l'association durant les 3 dernières années. Une opération d'administration appelée "activation du compte" est nécessaire. Cela nous oblige à conserver une trace papier de la demande d'adhésion et induit une charge de travail supplémentaire.
les contrôles effectués à la saisie sont insuffisants. Il est, par exemple, possible de saisir un numéro de téléphone contenant 11 chiffres.
certaines transitions du cycle de vie des commandes sont autorisées, alors qu'elles devraient être interdites. Il arrive que des flux financiers soient produits, alors que rien ne les justifie. La conséquence est qu'une intervention d'administration est souvent nécessaire pour remédier aux problèmes. Ces bugs concernent souvent la derniere étape du cycle de vie, qu'il est possible de mettre à jour alors que la commande est dans l'étape terminale.

L' espace adhérents

L'espace adhérents permet à ceux-ci de :

d'acheter et télécharger leur licence FFRS,
prendre connaissance des activités pratiquées dans les clubs affiliés à la FFRS (créneaux horaires, tarifs, lieux),
d'adhérer à un ou plusieurs clubs,
commander et régler en ligne la licence, les adhésions, ainsi que les activités choisies lorsqu'elles sont payantes

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